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Acotec 2025: Praxisnahe KI‑Use Cases für effiziente Hochschulverwaltung & smarte Studierendenservices

  • Autorenbild: herbertwagger
    herbertwagger
  • 5. Sept.
  • 3 Min. Lesezeit

Aktualisiert: vor 22 Stunden

10.–11. September 2025, TU Wien – unsere Session: 11.09., 12:30–12:50

Kurzfassung: Universitäten brauchen neben generativer Cloud-KI auch eine integrierte, datensouveräne On-Prem-Plattform für Verwaltungsprozesse, sensible Daten und tiefe Systemanbindungen.

BubbleGPT ergänzt Academic AI genau hier: RAG über interne Dokumente, API-/System-Integration, On-Prem-Betrieb – und damit kontextstarke Antworten im Regelwerk der Institution. Dieser Beitrag vertieft die in unserer ACO-TEC-Umfrage abgefragten Use Cases und zeigt, wo sich der Einstieg lohnt.

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Warum BubbleGPT? – Die Kurzlogik


Analogie: Stellen Sie sich Academic AI als öffentliche Bibliothek vor – schnell zugänglich, breit, kreativ. BubbleGPT ist der gesicherte Tresorraum auf dem Campus, in dem Ihre eigenen Richtlinien, Formulare, Akten und Systeme liegen – und in dem die KI rechts- und regelkonform handelt. Kernvorteile von BubbleGPT:


  • On-Premises & DSGVO-konform: Betrieb vollständig in Ihrer Infrastruktur – ohne Abfluss sensibler Daten.

  • Tiefe Integration: Anbindung an Campus-/Verwaltungssysteme, Datenbanken, IAM/SSO; KI arbeitet im Prozess, nicht nur im Chat.

  • RAG über interne Dokumente: Antworten mit Quellverweisen auf Richtlinien/Handbücher/FAQs – regelkonform und nachvollziehbar.

  • Multimodell-Fähigkeit: Cloud-Modelle und lokale SLMs kombinierbar – je nach Vertraulichkeit und Kosten.

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Komplementär, nicht kompetitiv: Academic AI bleibt stark für generelle, kreative Nutzung. BubbleGPT deckt interne Daten & Workflows ab – gemeinsam entsteht die optimale KI-Landschaft der Hochschule.

Vergleich auf einen Blick

Kriterium

Academic AI (Azure)

BubbleGPT (On-Prem)

Betrieb

Cloud-Service (schneller Einstieg)

Lokal/On-Prem, offline möglich

Datenzugriff

Generisch, ohne Campus-Systeme

Interne DBs, DMS, ERP/CRM, LDAP/AD

Wissen

Allgemein

RAG über interne Richtlinien/Dokumente

Datenschutz

Azure-Sicherheitszone

Volle Datensouveränität auf dem Campus

Einsatzschwerpunkt

Lehre/Forschung, kreative Texte

Verwaltung, Prozesse, sensible Daten


Die 5 meistgefragten Use Cases (mit Beispiel-KPIs)

In unserer ACO-TEC-Session stellen wir diese fünf Szenarien vor. Bitte wählen Sie in der Umfrage jene, die für Ihre Institution Priorität haben.

1) Formular- & Antragsautomatisierung


Pain: Lange Durchlaufzeiten, Medienbrüche, Fehler.

Lösung: BubbleGPT liest Anträge, extrahiert Felder, schreibt in Fachsysteme; Routinefälle auto-abschließen, Sonderfälle smart routen.

Ergebnisindikatoren: −70 % Bearbeitungszeit, +90 % Genauigkeit, −50 % Arbeitsaufwand.

2) Service-Chatbot für Studierende (24/7)


Pain: Überlastete Hotlines/E-Mail-Postfächer.

Lösung: Kontext-Antworten mit Statusprüfung und Direktlinks (z. B. Rückmeldung, Exmatrikulation).

Ergebnisindikatoren: +90 % Zufriedenheit, −70 % Supportanfragen, Rund-um-die-Uhr.

3) Interne Wissensdatenbank für Mitarbeitende


Pain: Stundensuche in PDFs/Handbüchern.

Lösung: Sekunden-Antworten mit Quellverweis auf Richtlinien/Prozesse/FAQs – auditierbar. Ergebnisindikatoren: −60 % Suchaufwand, +80 % schnelleres Onboarding.

4) Bewerbungs- & Zulassungsmanagement


Pain: Hohe Volumina, heterogene Unterlagen.

Lösung: NLP-gestützte Vorsortierung/Ranking nach Kriterien; Fairness durch transparente Regeln.

Ergebnisindikatoren: −50 % Auswahlzeit, +30 % Fairness (klarere Kriterien).

5) Dokumentengenerierung (Bescheide/Verträge)


Pain: Zeitintensiv, fehleranfällig, sensibel.

Lösung: Vorlagen + RAG: Entwürfe mit korrekten Daten aus internen Systemen, format- & compliance-sicher.

Ergebnisindikatoren: −65 % Erstellungszeit, +95 % Compliance.

So passt BubbleGPT in Ihre IT-Realität


  • On-Prem-Betrieb (auch offline) für höchste Datenschutzanforderungen – ideal bei personenbezogenen Daten, Personal-/Studierendenakten oder vertragsrelevanten Prozessen.

  • APIs & System-Konnektoren für Ticketing, DMS, ERP/CRM, Datenbanken; SSO/Rollensteuern Sicht- und Schreibrechte.

  • RAG mit Quellzitaten: Antworten verweisen auf Seiten/Abschnitte Ihrer Dokumente – prüfbar & revisionssicher.

  • Multi-Model-Strategie: lokale SLMs für Sensibles, Cloud-Modelle als Fallback – Kosten-/Leistungs-Balance pro Use Case.


Ihre Stimme zählt: Welche Use Cases sind für Ihre Institution relevant?


Unsere ACO-TEC-Umfrage fragt gezielt nach Prioritäten. Das hilft uns, Pilotangeboteund Demos passgenau auszurichten. Zur Umfrage: https://de.surveymonkey.com/r/PGHN83K


Antwortoptionen (Mehrfachwahl):

  1. Studierenden-Service (24/7-Chatbot)

  2. Verwaltungsprozesse automatisieren (Anträge/Bescheide)

  3. Internes Wissensmanagement (Richtlinien/Prozesse)

  4. Bewerbungs-/Zulassungsmanagement

  5. Dokumentengenerierung mit sensiblen Daten


Erfolgsrezept für den Start (pragmatischer Fahrplan)

  1. Pilot sauber zuschneiden: Ein Bereich, klare KPIs, 6–10 Wochen.

  2. Datenbasis kuratieren: Richtlinien, Formulare, FAQ – RAG-Index mit Metadaten/Quellen.

  3. Integration zuerst, Feinschliff später: SSO/Rollen, Schreibwege in Zielsysteme, Audit-Trail.

  4. Synergien mit Academic AI nutzen: Kreativer Entwurf dort, regelkonforme Ausführung hier.

Vor- und Nachteile


Vorteile BubbleGPT

  • Datensouveränität & Compliance auf Campus-Niveau

  • End-to-End-Prozesse statt nur Chat-Antworten

  • Nachvollziehbare Antworten mit Quellverweisen

  • Kostenkontrolle durch lokale Modelle/Workloads


Mögliche Herausforderungen

  • Initiale Integration & Datenaufbereitung

  • Change Management (neue Arbeitsweisen)

  • Hardware-/Ressourcenbedarf für On-Prem-Betrieb

Zusammenfassung


  • These: Universitäten brauchen beides – Academic AI und BubbleGPT.

  • Wertbeitrag: BubbleGPT liefert kontextsichere, integrierte KI für Verwaltung & sensible Daten.

  • Nächster Schritt: Umfrage ausfüllen → wir priorisieren Demos/Piloten entlang Ihrer Bedarfe.


Quellen & weiterführende Links




 
 
 
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